Les Unitats, en una primera fase del Programa Pegasus, han identificat, definit, diagramat i documentat els seus processos clau, és a dir, aquells que gestionen les activitats conduents al lliurament del producte o servei a l’usuari (extern a la Unitat).
- Orientats a l’usuari i d’ells depèn la possibilitat de complir amb els seus requeriments i expectatives.
- Consumeixen la major part dels recursos de l’organització.
- La seua optimització és decisiva per a la competititvidad de l’organització.
- Contribueixen al compliment de la missió/ visió i a la consecució dels objectius estratègics
Els processos estratègics (gestionen la relació de l’organització amb l’entorn, la forma en què es prenen decisions sobre planificació i millores) corresponen a l’organització com a tal. En aquest cas a la UPV.
Quant als processos de suport (proporcionen recursos i suport al desenvolupament dels clave) s’han deixat en mans de cada Unitat, però seguint la mateixa metodologia i estàndards que els utilitzats en el cas dels clave.
Identificació de processos clau
Les Unitats Pegasus, a l’hora d’abordar la identificació dels seus processos clau s’han plantejat les següents qüestions:
- Quins processos són la raó de ser de la Unitat?
- Quins processos s’inicien per la sol·licitud d’un o diversos usuaris i finalitzen amb el servei a aquests?
- Quins processos consumeixen la major part dels recursos (personals, materials, temps…) de la Unitat?
- Quins processos tenen impacte sobre els resultats de la Unitat o, fins i tot, de la pròpia Institució?
Elements que defineixen un procés clau Pegasus
Els processos clau Pegasus s’han caracteritzat sobre la base d’una sèrie d’elements que han permès la seua exhaustiva definició:
- Nom del Procés: Identificació breu i representativa de la comesa del procés.
- Descripció del Procés: Missió o objecte del procés. El seu propòsit. La seua raó de ser. Per a què es té.
- Gestor del Procés: Càrrec, lloc, funció (no persona) amb capacitat d’actuació i que ha de liderar el procés per a implicar i mobilitzar als actors que intervenen.
- Abast del procés: Primera i última activitat del procés.
- Inici del Procés: Activitat, normalment externa a la Unitat, que dona inici al procés. Bàsicament de dos tipus: sol·licitud d’usuari (procés asíncron) i esdeveniment temporal (procés síncron).
- Fi del Procés: Activitat, normalment pròpia de la Unitat, amb la qual conclou el procés.
- Usuaris del Procés: demandants dels serveis que es proporcionen mitjançant el procés i que reben les seues eixides.
- Usuaris interns:
- Entitats: Òrgans de direcció, Centres, Departaments, Estructures d’investigació, Unitats de suport…
- Persones: PDI, PAS, investigadors, becaris.
- Usuaris externs: alumnes, institucions, empreses…
- Usuaris interns:
- Proveïdors del Procés: proporcionen les entrades al procés, és a dir, serveis que la Unitat propietària del procés els demanda.
- Requeriments/expectatives dels usuaris: Requisits que els usuaris que han sigut especificats demanden a la Unitat, i expectatives d’aquests sobre el servei esperat.
- Participants del procés: Subjecte passiu que no demanda el servei (no és un usuari directe del servei), no proveeix d’entrades al procés (no és un dels proveïdors del procés) i no és part de la Unitat propietària d’aquest, però que intervé en algun moment o moments durant el desenvolupament del procés.
- Diagrama General: Seqüència d’activitats que es desenvolupen des de l’inici del procés (demanda del servei per part de l’usuari) fins a la finalització del mateix (lliurament del servei a l’usuari).
- Procediments associats: Arrepleguen la manera precisa i sistemàtica un conjunt de tasques parteix d’un procés.
- Reglaments i normes que ha de complir el procés: Identificació de les normes generals i específiques que han de tenir-se en compte per al correcte desenvolupament de les accions d’un procés.
- Documents associats: Arreplega els documents tipus vinculats al desenvolupament del procés: instàncies, formularis, resolucions, etc.
Diagramación dels processos clau Pegasus
A l’hora de diagramar els processos clau de les Unitats, en Pegasus s’ha optat per:
- Una eina especialitzada per a dibuixar diagrames com és el Microsoft Visio, fent ús d’una adaptació de l’estàndard BPMN (Business Process Modeling Notation) inicialment desenvolupat per Business Process Management Initiative (BPMI) i actualment mantingut per l’Object Management Group (OMG).
- Una aplicació de desenvolupament pròpia que, sense arribar a ser una eina de Gestió Integral de Processos, permet l’emmagatzematge ordenat dels diagrames, la gestió d’usuaris, proveïdors, indicadors, etc. i que en un futur permetrà el monitoratge dels processos i l’establiment de plans de millora.
Símbols BPMN utilitzats en Pegasus
Etapes d’implantació
En Pegasus s’han seguit les següents etapes a l’hora d’identificar, definir, diagramar i documentar els processos clau de cada Unitat:
- Formaciónbásica en gestió per processos i treball en la primera aproximació als processos clau de cada Unitat per part dels grups de treball de cadascuna d’elles.
- Sessions de treball, assistides per un facilitador extern a la Unitat, per a revisar la primera aproximació als processos clau i completar la fitxa identificativa de cadascun d’ells. Diagramación dels processos identificats i dels seus procediments associats.
- Fique-validació dels processos clau (anàlisis de les relacions Unitat – Proveïdors, i solució de conflictes fronterers).
- Difusió i revisió per part del total de cada Unitat dels seus processos clau.
- Validació institucional del manual de processos clau de cada Unitat.
- Publicació i difusió dels processos clau (Web de cada Unitat).