Processos PEGASUS

Manual de Gestió de Processos

Les Unitats, en una primera fase del Programa Pegasus, han identificat, definit, diagramat i documentat els seus processos clau, és a dir, aquells que gestionen les activitats conduents al lliurament del producte o servei a l’usuari (extern a la Unitat).

Orientats a l’usuari i d’ells depèn la possibilitat de complir amb els seus requeriments i expectatives.
Consumeixen la major part dels recursos de l’organització.
La seua optimització és decisiva per a la competititvidad de l’organització.
Contribueixen al compliment de la missió/ visió i a la consecució dels objectius estratègics

Els processos estratègics (gestionen la relació de l’organització amb l’entorn, la forma en què es prenen decisions sobre planificació i millores) corresponen a l’organització com a tal. En aquest cas a la UPV.

Quant als processos de suport (proporcionen recursos i suport al desenvolupament dels clave) s’han deixat en mans de cada Unitat, però seguint la mateixa metodologia i estàndards que els utilitzats en el cas dels clave.

Identificació de processos clau

Les Unitats Pegasus, a l’hora d’abordar la identificació dels seus processos clau s’han plantejat les següents qüestions:

Quins processos són la raó de ser de la Unitat?
Quins processos s’inicien per la sol·licitud d’un o diversos usuaris i finalitzen amb el servei a aquests?
Quins processos consumeixen la major part dels recursos (personals, materials, temps…) de la Unitat?
Quins processos tenen impacte sobre els resultats de la Unitat o, fins i tot, de la pròpia Institució?

Elements que defineixen un procés clau Pegasus

Els processos clau Pegasus s’han caracteritzat sobre la base d’una sèrie d’elements que han permès la seua exhaustiva definició:

Nom del Procés: Identificació breu i representativa de la comesa del procés.
Descripció del Procés: Missió o objecte del procés. El seu propòsit. La seua raó de ser. Per a què es té.
Gestor del Procés: Càrrec, lloc, funció (no persona) amb capacitat d’actuació i que ha de liderar el procés per a implicar i mobilitzar als actors que intervenen.
Abast del procés: Primera i última activitat del procés.
- Inici del Procés: Activitat, normalment externa a la Unitat, que dona inici al procés. Bàsicament de dos tipus: sol·licitud d’usuari (procés asíncron) i esdeveniment temporal (procés síncron).
- Fi del Procés: Activitat, normalment pròpia de la Unitat, amb la qual conclou el procés.
Usuaris del Procés: demandants dels serveis que es proporcionen mitjançant el procés i que reben les seues eixides.
- Usuaris interns:
  - Entitats: Òrgans de direcció, Centres, Departaments, Estructures d’investigació, Unitats de suport…
  - Persones: PDI, PAS, investigadors, becaris.
- Usuaris externs: alumnes, institucions, empreses…
Proveïdors del Procés: proporcionen les entrades al procés, és a dir, serveis que la Unitat propietària del procés els demanda.
Requeriments/expectatives dels usuaris: Requisits que els usuaris que han sigut especificats demanden a la Unitat, i expectatives d’aquests sobre el servei esperat.
Participants del procés: Subjecte passiu que no demanda el servei (no és un usuari directe del servei), no proveeix d’entrades al procés (no és un dels proveïdors del procés) i no és part de la Unitat propietària d’aquest, però que intervé en algun moment o moments durant el desenvolupament del procés.
Diagrama General: Seqüència d’activitats que es desenvolupen des de l’inici del procés (demanda del servei per part de l’usuari) fins a la finalització del mateix (lliurament del servei a l’usuari).
Procediments associats: Arrepleguen la manera precisa i sistemàtica un conjunt de tasques parteix d’un procés.
Reglaments i normes que ha de complir el procés: Identificació de les normes generals i específiques que han de tenir-se en compte per al correcte desenvolupament de les accions d’un procés.
Documents associats: Arreplega els documents tipus vinculats al desenvolupament del procés: instàncies, formularis, resolucions, etc.

Diagramación dels processos clau Pegasus

A l’hora de diagramar els processos clau de les Unitats, en Pegasus s’ha optat per:

Una eina especialitzada per a dibuixar diagrames com és el Microsoft Visio, fent ús d’una adaptació de l’estàndard BPMN (Business Process Modeling Notation) inicialment desenvolupat per Business Process Management Initiative (BPMI) i actualment mantingut per l’Object Management Group (OMG).
Una aplicació de desenvolupament pròpia que, sense arribar a ser una eina de Gestió Integral de Processos, permet l’emmagatzematge ordenat dels diagrames, la gestió d’usuaris, proveïdors, indicadors, etc. i que en un futur permetrà el monitoratge dels processos i l’establiment de plans de millora.

Símbols BPMN utilitzats en Pegasus

Etapes d’implantació

En Pegasus s’han seguit les següents etapes a l’hora d’identificar, definir, diagramar i documentar els processos clau de cada Unitat:

Formaciónbásica en gestió per processos i treball en la primera aproximació als processos clau de cada Unitat per part dels grups de treball de cadascuna d’elles.
Sessions de treball, assistides per un facilitador extern a la Unitat, per a revisar la primera aproximació als processos clau i completar la fitxa identificativa de cadascun d’ells. Diagramación dels processos identificats i dels seus procediments associats.
Fique-validació dels processos clau (anàlisis de les relacions Unitat – Proveïdors, i solució de conflictes fronterers).
Difusió i revisió per part del total de cada Unitat dels seus processos clau.
Validació institucional del manual de processos clau de cada Unitat.
Publicació i difusió dels processos clau (Web de cada Unitat).