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Procedimiento de solicitud modificación de autorización de acceso
- Objeto del servicio
- Descripción del servicio/actividad
- Interesados/Solicitantes
- Como se presta el servicio
- Documentación a presentar
- Plazos de solicitud/presentación
- Proceso de tramitación
- Información complementaria
- Consultas
- Compormisos de plazos
Objeto del servicio
El trámite recoge el procedimiento y criterios para comunicar las modificaciones en las autorizaciones de acceso a espacios e instalaciones a aquellas personas y/o vehículos que intervienen en el desarrollo de una actividad en el campus de Vera.
Descripción del servicio/actividad
Como norma general, cuando se comunica el desarrollo de una actividad mediante el trámite “Comunicación de actividades organizadas por estructuras propias de la Universitat Politècnica de València”, este incluye las autorizaciones de acceso al campus de personas, empresas y vehículos que van, de un modo u otro, a intervenir en la actividad.
Durante el desarrollo de una actividad, es habitual que la relación de personas, empresas o vehículos autorizados sufra alteraciones y cambios, por lo que procede comunicar dichos cambios a la Unidad de Servicios Generales.
Deben comunicarse tanto aquellas autorizaciones que dejan de estar vigentes, como las nuevas autorizaciones concedidas.
El periodo máximo de la autorización del acceso de personas, entidades y vehículos tiene como fecha límite el 15 de septiembre del año de finalización del curso vigente en ese momento.
Interesados/Solicitantes
Estructuras propias de la Universitat Politècnica de València que actúen como organizadoras de la actividad.
Cómo se presta el servicio
Telemáticamente
A través de la plataforma poli[Sol·licita]
Todas peticiones, documentación y comunicaciones, así como la información relativa al estado de la tramitación, se realizará a través de poli[Sol·licita].
Plazos de solicitud/presentación
Plazo de presentación: Durante todo el año, excepto el mes de agosto.
La solicitud y la documentación a tramitar debe remitirse, correctamente cumplimentada y firmada, al menos, con 4 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la actividad.
En los periodos festivos de Fallas (del 15 al 20 de marzo), Semana Santa (desde Jueves Santo hasta el lunes de San Vicent Ferrer) y Navidades (desde el 23 de diciembre al 6 de enero), y debido a la disminución de personal, se recomienda realizar las solicitudes con un plazo de antelación superior.
Documentación a presentar
- Modelo normalizado para la comunicar modificaciones en las autorizaciones de acceso de personas, empresas y vehículos al campus de Vera “Modificación autorización acceso campus de Vera.pdf”.
- Modelo normalizado con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios en los que se encuentran autorizados “Datos personal autorizado.xlsx”.
Formularios asociados
Proceso de tramitación
El procedimiento para tramitar la modificación de personal autorizado a acceder al campus de Vera para el desarrollo de una actividad comprende los siguientes pasos:
- Cumplimentar el formulario de modificación autorización acceso a Campus Vera.
Cumplimentar el documento con los datos de las personas, empresas y vehículos autorizados, indicando los espacios y horarios en los que se encuentran autorizados. - Remitir dicha documentación a través de la plataforma UPV[contacT] – poli[Sol·licita]
En el formulario poli[Sol·licita] se puede adjuntar toda aquella documentación adicional que se considere relevante.
En el caso de acceso de vehículos con características especiales (dimensiones, peso, sistema de estabilización, contenido de la carga, etc.) podrá ser necesario aportar información adicional como planificación de la ruta de entrada y salida, corte de viales internos, medidas especiales de seguridad, coordinación de actividades empresariales, etc. - Por parte de la Unidad de Servicios Generales se procede a la revisión de la documentación remitida, comprobando que se aporta la documentación necesaria y que esta se encuentra correctamente cumplimentada.
- Se procede al análisis de la comunicación, comprobando su viabilidad, así como la disponibilidad de recursos.
- En el caso de detectarse errores u omisiones, se procederá a solicitar la subsanación correspondiente.
- En el caso de presentar algún inconveniente, se analizarán diferentes alternativas, proponiendo aquellas que se adecuen a la actividad.
- En aquellos casos en los que las actividades requieran de la aprobación de órganos de gobierno de la Universitat se procederá a trasladar la información de la actividad propuesta para su conocimiento y autorización.
- Se dará traslado a la entidad solicitante de la resolución.
- Por último, se comunicará a los servicios afectados.
- Se informará a los servicios UPV que pudieran estar afectados por el desarrollo de la actividad para su conocimiento.
- Se informará al servicio de seguridad del desarrollo de la actividad para su conocimiento.
Información complementaria
La apertura y cierre de espacios por el personal de seguridad alcanza únicamente los accesos exteriores de los edificios e instalaciones.
La apertura y cierre de espacios interiores, tales como despachos, salas de reuniones, aulas, laboratorios o cualesquiera otras dependencias, corresponde al personal propio del edificio o instalación o a la persona responsable del contrato o de la actividad.
Se exceptúan aquellas actividades que cuenten con personal de seguridad expresamente asignado a las mismas o se haya consensuado con la persona responsable del edificio la apertura de los espacios.
La entrada o salida de personas y vehículos, en horario no laboral, está restringida exclusivamente a los accesos 24 horas habilitados al efecto (J1, M y P).
El uso de los aparcamientos está directamente vinculado al desarrollo de la actividad a realizar.
Consultas
Cualquier consulta a realizar relativa a este servicio debe realizarse a través de poli[Consulta].
Poli[Consulta] -> Unidad de Servicios Generales -> Autorización de eventos y actividades
Información de contacto
poli[Consulta]
En aquellos casos en que se considere necesario, se contactará de forma telemática o telefónica con la persona de contacto indicada en la documentación para concretar la solicitud.
Normativa
- Normativa de acreditaciones de la Universitat Politècnica de València.
- Reglamento de circulación y estacionamiento de la Universitat Politècnica de València.
- Normativa de sistemas de control de accesos UPV.
- Normativa de creación y funcionamiento del Registro de Personal Externo de la UPV.
Otros enlaces
